15. April 2021 | HubSpot & Marketing Automation

Komplexe Workflows in HubSpot umsetzen – die formelle Brief- oder Email-Anrede (Teil 1)

Eine persönliche bzw. auch eine formelle Anrede in Briefen und heutzutage vor allem in E-Mails ist wichtig, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erhalten. Schließlich ist der eigene Name in einem Schreiben immer noch ein Hingucker.

Sie ist aber natürlich auch da, um den Grundstein für eine Beziehung zu Ihrem Kontakt zu legen und die Wertschätzung von Ihnen ihm gegenüber auszudrücken. Von Ihrer Buyer Persona erfahren Sie, ob ein „Hallo“ ausreicht, oder ob es doch ein „Sehr geehrte/r“ sein sollte.

Um eben diese ggf. formelle Anrede automatisch für jeden Kontakt vorliegen zu haben, müssen Sie in HubSpot Mechanismen aufsetzen, die genau dafür sorgen. Wie das funktioniert, wollen wir Ihnen in drei unterschiedlichen Szenarien zeigen.

***Achtung****

Zu Beginn direkt eine kleine Vorwarnung: Da das Thema recht komplex ist – wie die Überschrift ja bereits andeutet – war dies ursprünglich ein sehr langer Artikel. Zum besseren Verständnis haben wir ihn in drei Teile aufgeteilt:

Mit HubSpot automatisch eine formelle Brief- oder E-Mail-Anrede zuweisen

In HubSpot haben Sie die Möglichkeit, jedem Kontakt eine entsprechende formelle Anrede über einen Workflow zuzuweisen. So ist eine saubere und professionelle Kommunikation mit jedem Ihrer Kontakte gewährleistet.

Grundsätzlich kann sich so ein Prozess von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden – im Endeffekt kommt es darauf an, wie Sie die Kommunikation bezogen auf die möglichen Sprachen bei sich geregelt haben. Je mehr Sprachen Sie anbieten und je mehr Kriterien Sie zur Auswahl der Sprache vereinen, desto komplexer wird Ihr Workflow.

Wir haben uns drei Szenarien ausgesucht, die wir im Folgenden beispielhaft erklären werden, damit Sie eine Idee entwickeln können, wie Ihr Workflow aussehen muss bzw. kann. Sollten Sie Fragen zum Aufbau Ihres individuellen Workflows mit HubSpot für die formelle Brief- oder E-Mail-Anrede haben, können Sie uns gern kontaktieren.

• Einsprachige Kommunikation
• Mehrsprachige Kommunikation – „pauschal“ nach Land
• Mehrsprachige Kommunikation – nach Land und Sprache

Ein einsprachiger Prozess ist schnell und einfach aufgesetzt. Kommunizieren Sie mit Ihren Kontakten in mehreren Sprachen, kommt es darauf an, ob Sie die Sprache „pauschal“ nach Land zuordnen; oder ob Sie mehrsprachigen Ländern die Möglichkeit geben mit Ihnen in der jeweils präferierten Sprache Kontakt aufzunehmen.

Allgemeine Voraussetzungen für das Setzen einer formellen Anrede über Workflows in HubSpot

1. Die richtige Lizenz

Um in HubSpot Workflows erstellen zu können, benötigen Sie mindestens die Marketing Pro Lizenz.

2. Properties

Bevor Sie anfangen den Workflow aufzubauen, benötigen Sie folgende Properties (Kontakteigenschaften) um einen einsprachigen oder mehrsprachigen Prozess einrichten zu können:

Wenn Sie mit einem internationalen Team zusammenarbeiten, empfiehlt es sich, die Bezeichnungen der Properties auf Englisch zu wählen, damit jeder sie verstehen kann. Sind sie einsprachig unterwegs, können Sie selbstverständlich auch die entsprechende Sprache nutzen. Und keine Sorge – sollte sich Ihr Team weiterentwickeln, können Sie die Bezeichnung im Nachhinein immer noch verändern.

Außerdem kann ich Ihnen nur empfehlen, diese Felder als Dropdown select Felder einzurichten. So werden zwar ggf. ein paar Ihrer Kontakte gezwungen, sich zu weniger passenden Optionen zuzuordnen (bspw. ein „Herr Dipl.-Ing.“ zu „Herr“), aber die Daten, die im System landen, sind einheitlich. Somit können Sie problemlos Workflows oder Listen in HubSpot ziehen und damit weiterarbeiten.

Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass es häufiger Kontakte gibt, die sich „falsch“ zuordnen müssen, können Sie die Property um diese Option erweitern. Wichtig ist nur, dass Sie die Kontrolle über das behalten, was an Daten ins System kommt – damit ein Workflow zur Einteilung einer persönlichen Anrede auch funktionieren kann.

3. Einstiegskriterien als Pflichtfelder abfragen

Wenn Sie wollen, dass jeder neue Kontakt in Ihrer HubSpot Datenbank eine formelle Anrede erhält, müssen Sie die Kriterien aufgrund derer Ihr Workflow aktiviert wird, in jedem Fall als Pflichtfeld in Ihren Formularen abfragen. Ohne diese Angaben wird ein Kontakt nicht in den Workflow aufgenommen und Sie haben ggf. Lücken, bzw. für diese Person nur eine allgemeinere Anrede (mehr dazu in Teil 3).

4. Aufbau und Nutzung mit Kollegen absprechen

Außerdem sollten Sie unbedingt mit Ihrem Marketingteam absprechen, wie die formelle Anrede für Ihre Kontakte aussehen soll. Haben Sie Ihren Prozess aufgesetzt, müssen Sie unbedingt allen HubSpot Nutzern, die E-Mails schreiben, zeigen, wie Sie Ihre Nachrichten zukünftig aufbauen müssen, um die Arbeit des Workflows (auszu-)nutzen.

Einschränkungen

***Achtung***

Wenn Sie in mehr als 19 Sprachen mit Ihren Kontakten kommunizieren, müssen Sie in HubSpot einen anderen Aufbau wählen. Die maximale Abzweigungsanzahl von einem „Ursprungszweig“ beträgt 19. Sobald Sie also die 20. Abzweigung anlegen wollen, zeigt HS Ihnen eine Fehlermeldung an und Sie können nicht weitermachen.

Was Sie dann tun können, ist bspw. entweder pro Sprache einen Workflow anlegen, oder zwei Workflows anlegen, bei denen der zweite erst zum Tragen kommt, wenn ein Kontakt im ersten nicht bedient werden konnte.

Wie Sie die Workflows für Ihre einsprachige oder für die mehrsprachige Kommunikation nach Land einrichten, erfahren Sie im nächsten Artikel.